Rubeus
CRM educacional desde 2013, parceiro oficial da TOTVS. Funil, portal de inscrição, permanência e WhatsApp Rubeus. Preço por aluno ativo, implantação em três camadas — nada disso na vitrine.
- Para quem
- IES e redes que precisam de captação, vestibular e permanência integrados ao ERP — em especial TOTVS Educacional
- Preço
- Preço sob consulta
- Sede
- Brasil
- Ficha atualizada
- 24 de setembro de 2026
Vale a pena para a sua operação?
A favor
- Vocabulário de IES no produto — inscrição, prova, convocação, rematrícula e evasão
- Portal de inscrições e matrículas online, com prova e redação no discurso da ficha TOTVS
- Permanência com inadimplência, desempenho e IA preditiva (Rubeus Insights)
- WhatsApp Rubeus da própria casa, com templates e omnichannel; assistente de IA no zap na ficha TOTVS
Pontos de atenção
- Sem tabela; a TOTVS descreve cobrança por aluno matriculado e contratação por módulos
- Implantação em três camadas (jornada, processos, técnica) — não é CRM de secretaria de uma unidade
- Mensalidade e pedagógico moram no ERP (TOTVS Educacional ou outro), não neste CRM
- WhatsApp também aparece como integração com provedor (Take, Twilio, Infobip, Zenvia) na ajuda — o produto da casa é add-on
Nota por critério
A marca escura em cada barra é a média dos 11 CRMs e sistemas deste ranking. Critérios com peso maior puxam mais a nota geral.
Kanban da família ou do candidato, origem do lead, visita e conversão até a matrícula — sem planilha nem WhatsApp pessoal no dia a dia.
Boleto ou Pix, régua de cobrança, caixa e inadimplência ligados à matrícula, sem planilha paralela.
Rematrícula, risco de evasão, inadimplência e régua para quem já é aluno — não só o lead da campanha.
A família ou o candidato fala com a instituição pelo WhatsApp dentro do produto. Extensão, WhatsApp Web, notificação de cobrança e inbox de terceiro não contam.
Plano público em real, período de teste e o que é cobrado à parte — por aluno, por unidade, implantação, WhatsApp ou módulo extra.
Tempo até a secretaria e o comercial usarem sozinhos, migração de outro sistema e suporte em português.
O que vem nativo
Só marcamos “tem” quando o recurso é parte do produto — integração via marketplace ou app de terceiro não conta.
- Tem
Funil de matrícula
Kanban ou funil da família ou do candidato, da primeira visita à matrícula
- Tem
Matrícula ou vestibular digital
Inscrição, vestibular ou matrícula digital no produto, sem papel na secretaria
- Não tem
Mensalidades e cobrança
Boleto, Pix, régua de cobrança e caixa da escola no mesmo sistema
- Tem
Permanência e rematrícula
Rematrícula, evasão e relacionamento com quem já é aluno, não só com o lead
- Tem
WhatsApp nativo
Inbox de WhatsApp no cartão do lead. Notificação, botão no site ou extensão não contam
- Não tem
Portal ou app da família
App ou portal para pais e alunos acompanharem nota, boleto ou comunicado
- Não tem
Secretaria e pedagógico
Diário, nota, frequência ou secretaria acadêmica nativos — não só o comercial
- Tem
Marketing nativo
Automação de marketing no mesmo produto
Análise editorial
Rubeus em detalhe
A Rubeus é o CRM que o mercado de IES aponta quando a pergunta é captação de verdade. Desde 2013, parceira da TOTVS, com funil de processo seletivo, portal de inscrição e um módulo inteiro para não deixar o aluno sair no meio do caminho.
O preço some atrás do comercial e a implantação tem três camadas. Não é o sistema da secretaria do colégio de bairro. É a camada de relacionamento em cima do ERP que a instituição já tem — ou vai ter.
Para quem faz sentido
Faculdade, centro universitário e rede que já mede intake e evasão e aceita projeto. Escola de uma unidade que quer kanban e zap no mesmo mês olha Lumni, It’sEdu ou Wakeme One. Quem precisa de boleto e diário no mesmo login não começa aqui.
Como lemos as fontes
Ficha baseada na home, no texto do WhatsApp Rubeus e na ficha técnica da TOTVS. Depoimentos de “não existe outro CRM” ficam como depoimento. Não testamos a plataforma neste recorte.
Perguntas frequentes
A Rubeus substitui o TOTVS Educacional?
Não. A ficha da TOTVS descreve a Rubeus como CRM de captação e permanência com integração nativa ao TOTVS Educacional e API para outros ERPs. Mensalidade, diário e secretaria acadêmica ficam no sistema de gestão. Por isso mensalidades e pedagógico saem desmarcados.
Como é o preço?
A ficha TOTVS diz assinatura que varia com o número de alunos com matrícula ativa, contratável por módulos. A home da Rubeus não publica tabela. Sem número na página, a nota de preço cai por opacidade.
Tem WhatsApp nativo?
A Rubeus vende o WhatsApp Rubeus — a empresa diz que cuida do contrato com o provedor, templates e omnichannel. A ficha TOTVS cita WhatsApp na régua e assistente de IA no canal. A ajuda também documenta Take, Twilio, Infobip e Zenvia. Add-on da mesma marca conta; não é extensão de WhatsApp Web.
Serve para escola de educação básica?
A home e a TOTVS listam ensino básico, visita dos pais e cursos livres além de IES. O centro de gravidade dos depoimentos (Unisinos, Unifeob, Unifametro) é ensino superior. Peça na demo o funil de visita e série, não só o de vestibular.
Fontes consultadas
Tudo que está nesta ficha vem das páginas abaixo. Não testamos a plataforma em laboratório.
- Rubeus — captação e permanência(rubeus.com.br)
- WhatsApp Rubeus(rubeus.com.br)
- Captação de Alunos by Rubeus — ficha TOTVS(produtos.totvs.com)
Ficha atualizada em 24 de setembro de 2026. Encontrou algo desatualizado? A correção é bem-vinda.